Nowoczesne biuro nie musi być wcale w biurowcu, nie musi posiadać w sposób fizyczny nawet najmniejszej powierzchni. Może być po prostu wirtualnym biurem, w którym funkcjonowanie odbywa się nieco inaczej niż w przypadku biur tradycyjnych. Przede wszystkim największą różnicą między biurem tradycyjnym a biurem wirtualnym jest to, że w pierwszym przypadku mamy do czynienia z fizyczną przestrzenią oraz powierzchnią biurową, natomiast w drugim nie mamy biura w sensie fizycznej obecności.
Mimo tak znaczącej różnicy, każde z tych rozwiązań może być bardzo dobre dla różnego rodzaju działalności gospodarczej. Profil danej firmy w zasadzie nie jest istotny, gdyż jak pokazuje doświadczenie, z wirtualnego biura korzystać mogą wszyscy, niezależnie od tego w jakim obszarze działalności gospodarczej prowadzą biznes. Wirtualne biuro jest jednak najczęściej wykorzystywane przez osoby, które niedawno otworzyły działalność gospodarczą, a tym samym ich zasoby finansowe są bardzo ograniczone. Największym obciążeniem dla nowych przedsiębiorstw na rynku są bardzo wysokie koszty stałe. Koszty stale to wszelkie koszty związane z prowadzeniem biura, w tym mieszczą się wynagrodzenia dla pracowników. Dodatkowo koszty stałe to także wszelkie koszty, które nie zmieniają się mimo wzrostu produkcji. Do kosztów stałych zaliczyć należy jednocześnie składki ubezpieczenia z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
Wyjątkowe biuro
Wirtualne biuro jest czymś niezwykłym, mimo że jest coraz bardziej popularne to wciąż budzi duże emocje, zwłaszcza wśród osób, które wcześniej się z nim nie spotkały. Wirtualne biuro, np. biuro wirtualne w Warszawie to nie tylko powierzchnia biurowa, która dostępna jest tylko w wyjątkowych sytuacjach, ale także adres, który przynosi duży prestiż firmie. Adres wirtualnego biura to w większości przypadków doskonale lokalizacyjnie miejsce, na przykład w centrum miasta, tak zwanym centrum biznesowym. Wówczas ranga firmy od razu wzrasta. Można także korzystać z takich usług wirtualnego biura jak na przykład wynajem powierzchni biurowych, a w ten sposób urządzać na przykład spotkania biznesowe, różnego rodzaju konferencje i inne tego rodzaju uroczystości.
Dobrym rozwiązaniem jest wynajem biura, kiedy mamy poważne rozmowy i spotkania ze swoimi klientami lub dostawcami lub kontrahentami. Wówczas nowoczesna przestrzeń biurowa z pewnością pozytywne wpłynie na postrzeganie biura oraz być może na przykład przebieg spotkania. Wirtualne biuro wynajmując przestrzeń biurowa zapewnia swoich klientów, że wszelkie prowadzone przez nich rozmowy są w pełni poufne i nikt ich nie słucha, ani tym bardziej nie nagrywa. Pozwala to na zachowanie spokoju oraz pełnej powagi sytuacji, której nie można uzyskać w przypadku. Z tego względu warto skorzystać z wynajmu powierzchni nie tylko w przypadku, kiedy mamy umowę z wirtualnym biurem, ale także w przypadku, kiedy nie prowadzimy trwałej współpracy. Lepiej wynająć tę przestrzeń w wirtualnym biurze aniżeli spotykać się z klientem w kawiarni.
