Starostwo w Tarnowskich Górach pyta o ocenę obsługi. Ankieta ma wyłapać zgrzyty

W starostwie trwa cichy, ale ważny sprawdzian codziennej pracy urzędników. Osoby, które załatwiały tam sprawy, mogą wskazać, co działa sprawnie, a gdzie pojawiają się przeszkody – od oznakowania po wypełnianie formularzy. Taki zestaw pytań zwykle mówi więcej niż grzeczne formułki, bo pokazuje urzędową codzienność bez upiększeń.

• Urząd sprawdza, jak wygląda obsługa od pierwszego kroku do końca sprawy
• BIP i pomysły na usprawnienia też trafiają pod lupę

Urząd sprawdza, jak wygląda obsługa od pierwszego kroku do końca sprawy

Starostwo Powiatowe w Tarnowskich Górach prosi osoby korzystające z jego usług o wypełnienie ankiety. Celem jest poprawa jakości pracy urzędu i lepsze dopasowanie obsługi do oczekiwań interesantów.

Pytania nie ograniczają się do ogólnej oceny. Formularz zagląda w szczegóły, które często decydują o tym, czy wizyta przebiega spokojnie, czy zamienia się w serię niepotrzebnych powrotów do okienka.

W ankiecie pojawiają się między innymi takie obszary:

1. rodzaj sprawy, którą załatwiano,
2. trudności napotkane podczas wizyty,
3. ocena oznakowania wewnętrznego urzędu,
4. poziom kompetencji pracowników,
5. kultura osobista obsługi,
6. terminowość załatwienia sprawy,
7. kompletność i zrozumiałość formularzy oraz wniosków,
8. ogólna ocena obsługi klienta.

To właśnie taki przekrój odpowiedzi pokazuje, gdzie urząd działa płynnie, a gdzie potrzebna jest korekta organizacji albo prostsza komunikacja z petentem.

BIP i pomysły na usprawnienia też trafiają pod lupę

W ankiecie znalazło się również pytanie o korzystanie z Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa. To ważny element, bo dla wielu spraw kontakt z urzędem zaczyna się nie przy biurku, lecz na stronie z informacjami i formularzami. Im czytelniejsze są te materiały, tym mniej nieporozumień pojawia się później.

Na końcu urząd zostawia miejsce na własny głos. Osoby wypełniające ankietę mogą zaproponować rozwiązanie organizacyjne, które usprawniłoby pracę urzędu, a także wskazać wydział, którego taka zmiana miałaby dotyczyć. Dzięki temu ankieta nie kończy się na ocenie, ale otwiera drogę do konkretnych uwag, które można przełożyć na poprawki w codziennej obsłudze.

na podstawie: Starostwo Powiatowe w Tarnowskich Górach.